IEAF: täielik digitaalne transformatsioon Odoo peal, algusest lõpuni.

IEAF, Hispaania Finantsanalüütikute Instituut, Hispaania finantsanalüütikute võrdlusasutus alates 1965, koos oma FEF-fondi ja koolituskooliga, haldas liikmeid, arveldust ja raamatupidamist omavahel ühendamata tööriistade lapitekil. Liikmeandmed elasid ühes kohas, arved koostati WordPress/WooCommerce saitidel ja raamatupidamine toimus hoopis mujal. Miski ei vastandunud automaatselt: iga veebis väljastatud arve tuli raamatupidamisse käsitsi uuesti sisestada, liikmete uuendusi ja kategooriaid hoiti käsitsi ning finantstiim töötas numbritega, mis olid alati päevi reaalsusest maas.

Määratlesime ühe tõeallika ja selge vastutusjaotuse enne migreerimist. Odoost saab operatiivne ja finantstuum, liikmete, arvelduse ja raamatupidamise kirjete süsteem. Olemasolevad WordPressi saidid jäävad avalikuks pinnaks, mida liikmed juba tunnevad, liitumiste ja online-maksete jaoks. Nende vahel hoiab reaalajas integratsioonikiht mõlemad täiuslikult sünkroonis, nii et andmed sisestatakse korra ja need voolavad kõikjale. Järjestasime juurutuse nii, et mitte häirida aktiivset liikmebaasi keset tsüklit.

Juurutasime Odoo koos Hispaania nõuetele seadistatud raamatupidamismooduliga ja ehitasime liikmehaldussüsteemi, mis katab kogu elutsükli: liitumine, kategooriad ja tasud, uuendamine, staatuse muutused ja ajalugu. Seejärel arendasime reaalajas konnektori WordPress/WooCommerce arveldussaitide ja Odoo vahel, nii et iga veebis tehtud tellimus loob automaatselt vastava kliendi, arve ja raamatupidamiskande Odoos, ilma käsitsi sisestamiseta ja ilma öise ekspordita. Mõlemad süsteemid jagavad ühte sidusat vaadet igast liikmest ja igast tehingust.

IEAF jookseb nüüd ühel ühendatud platvormil. Liikmed, arveldus ja raamatupidamine on ühes süsteemis ning WordPressi saidid söödavad Odood automaatselt hetkel, kui makse tehakse. Käsitsi vastavusse viimine veebi ja pearaamatu vahel on kadunud, finantstiim töötab reaalajas numbritega nädalavanuste tabelite asemel ning instituudil on alus, mis skaleerub koos liikmete, FEF-fondi ja kooliga, mitte ei võitle nende vastu.